Order dari pembeli yang masuk ke perusahaan akan ditangani lebih lanjut oleh Bagian Penjualan. Penanganan lebih lanjut order penjualan oleh bagian penjulan yaitu dibuatkannya Faktur Penjualan Tunai untuk penjualan tunai dan Surat Order Pengiriman untuk penjualan kredit. Untuk penjualan eceran, pembeli akan datang sendiri ke perusahaan (toko) dengan kegiatan memilih barang, membayar di kassa, dan membawa barang sendiri dengan dilayani oleh pramuniaga. Berbeda dengan penjualan partai besar (grosiran),biasa pembeli tidak datang ke perusahaan, tetapi cukup mengirimkan Surat Order Pembelian. Surat Order Pembelian dibuat oleh pembeli berdasarkan Surat Penawaran Harga yang telah disampaikan oleh pihak penjual terlebih dahulu. Jika yang diterima berupa Surat Order Pembelian, maka Bagian Order Pejualan sebelum sebelum meproses lebih lanjut, maka perlu meneliti surat order tersebut.
Hal-hal yang perlu diperhatikan :
a. Keabsahan Surat Order Pembelian dengan melihat Nama, Logo, Cap Perusahaan dalam surat tersebut.
b. Mencatat Surat Order yang masuk dalam Buku Daftar Pelanggan yang sangat diperlukan untuk penjualan kredit.
c. Memperhatikan rencana pembayaran pelanggan, tunai atau kredit. Hal ini diperlukan untuk membuat bukti transaksi. Jika tunai akan dibuatkan Faktur penjualan Tunai, tepapi jika kredit akan dibuatkan Surat Order Pengiriman atau Faktur Penjulan Kredit tergantung prosedur yang dipakai
d. Memeriksa nama barang, spesifikasi barang, jumlah dan harga barang untuk mempersiapkan barang apakah tersedia dalam jumlah yang cukup atau tidak.
Tanggal barang tersebut diperlukan oleh pembeli. Hal ini menentukan kapan barang tersebut harus dikirimkan oleh Bagian Pengiriman.
e. Syarat penyerahan barang yang diinginkan oleh pembeli. Apakah barang diserahkan ditempat penjual atau ditempat pembeli.
f. Rute pengiriman yang dikehendaki oleh pembeli jika barang harus diserahkan ditempat pembeli.
g. Apakah syarat pembayaran yang tercantum dalam Surat Order pembelian telah sesuai dengan syarat pembayaran yang diberikan oleh perusahaan pada saat menyampaikan Surat penawaran Harga.
Setelah kebenaran memerikasa keabsahan Surat Order Pembelian, selajutnya menyiapkan dokumen penjualan dan mendistribusikannya kepada bagian-bagian yang tekait.
Penjualan Tunai Eceran
Dalam penjualan tunai secara eceran, order penjualan ditangani oleh Bagian Order Penjualan (pramuniaga). Dokumen yang dibuat adalah Faktur Penjualan Tunai atau Nota Tunai sebanyak 3 lembar dengan distribusi sebagai berikut :
a. Lembar 1, diserahkan kepada pembeli untuk melakukan pembayaran ke kasa.
b. Lembar 2, diserahkan kepada Pembungkus barang
c. Lembar 3, diarsip Bagian Order Penjualan menurut nomor urut faktur.
Penjualan Tunai Grosiran
Bagian Order Penjualan akan membuat Faktur Penjualan Tunai sebanyak 3 lembar dan mendistribusikannya sebagai berikut :
a. Lembar 1, diserahkan kepada pembeli untuk melakukan pembayaran ke kasa.
b. Lembar 2, diserahkan kepada Bagian Gudang untuk menyiapkan barang yang tercantum dalam Faktur dan kemudian menyerahkan ke Bagian Pengiriman
c. Lembar 3, diarsip Bagian Order Penjualan menurut nomor urut faktur.
Penjualan Kredit
Dalam penjualan kredit, dokumen yang harus disiapkan oleh Bagian Order Penjualan adalah :
1. Surat Order Pengiriman (SOP) sebanyak 9 lembar dengan distribusi sbb:
a. Lembar 1, diserahkan kepada Bagian Gudang sebagai perintah untuk menyiapkan barang sesuai Surat Order Pengiriman.
b. Lembar 2, 3, 4, 5, dieserahkan kepada Bagian Pengriman. Lembar 4 sebagai perintah untuk mengrimkan barang dan lembar 5 untuk slip pembungkus. Sementara lembar 2 dan 3 untuk ditandatangani oleh perusahaan angkutan umum sebagai bukti penyerahan barang untuk dimuat atau sebagai surat muat (bill of lading).
c. Lembar 6, dikirim ke pembeli sebagai pemberitahuan bahwa surat pesanan dari pembeli sudah diterima dan sedang diproses.
d. Lembar 7, diserahkan kepada Bagian Kredit untuk meminta otorisasi penjualan kredit.
e. Lembar 8, diarsipkan menurut abjad di Bagian Order Penjualan untuk kepentingan pelayanan kepada pelanggan dalam hal timbul pertanyaan mengenai barang yang dijual.
f. Lembar 9, bersama Surat Order Pembelian, Surat Order Pengiriman lembar 7 yang telah diotorisasi diarsip menurut tanggal pengririman, sebagai arsip untuk kepentingan pengawasan pengiriman barang.
2. Menerima kembali Surat Order Pengiriman lembar 7 yang telah diotorisasi Bagian Kredit, kemudian diarsipkan bersama Surat Order Pembelian dan Surat Order Pengiriman lembar 9.
3. Menerima kembali Surat Order Pengiriman lembar 1 dan 2 dari Bagian Pengiriman, sebagai pemberitahuan bahwa barang telah dikirimkan.
4. Mengirim kembali Surat Order Pengririman lembar 1 dan 2 kepada Bagian Penagihan untuk dibuatkan Faktur Penjualan.
Contoh Surat Order Pengiriman dan Faktur Penjualan :
Tidak ada komentar:
Posting Komentar