Menyiapkan dan Mendistribusikan Dokumen Pengiriman dan Faktur Penjualan

Penanganan Order Penjualan dan Distribusi Dukumen Penjualan


Order dari pembeli yang masuk ke perusahaan akan ditangani lebih lanjut oleh Bagian Penjualan. Penanganan lebih lanjut order penjualan oleh bagian penjulan yaitu dibuatkannya Faktur Penjualan Tunai untuk penjualan tunai dan Surat Order Pengiriman untuk penjualan kredit. Untuk penjualan eceran, pembeli akan datang sendiri ke perusahaan (toko) dengan kegiatan memilih barang, membayar di kassa, dan membawa barang sendiri dengan dilayani oleh pramuniaga. Berbeda dengan penjualan partai besar (grosiran),biasa pembeli tidak datang ke perusahaan, tetapi cukup mengirimkan Surat Order Pembelian. Surat Order Pembelian dibuat oleh pembeli berdasarkan Surat Penawaran Harga yang telah disampaikan oleh pihak penjual terlebih dahulu. Jika yang diterima berupa Surat Order Pembelian, maka Bagian Order Pejualan sebelum sebelum meproses lebih lanjut, maka perlu meneliti surat order tersebut.
Hal-hal yang perlu diperhatikan :

a. Keabsahan Surat Order Pembelian dengan melihat Nama, Logo, Cap Perusahaan dalam surat tersebut.

b. Mencatat Surat Order yang masuk dalam Buku Daftar Pelanggan yang sangat diperlukan untuk penjualan kredit.

c. Memperhatikan rencana pembayaran pelanggan, tunai atau kredit. Hal ini diperlukan untuk membuat bukti transaksi. Jika tunai akan dibuatkan Faktur penjualan Tunai, tepapi jika kredit akan dibuatkan Surat Order Pengiriman atau Faktur Penjulan Kredit tergantung prosedur yang dipakai

d. Memeriksa nama barang, spesifikasi barang, jumlah dan harga barang untuk mempersiapkan barang apakah tersedia dalam jumlah yang cukup atau tidak.
Tanggal barang tersebut diperlukan oleh pembeli. Hal ini menentukan kapan barang tersebut harus dikirimkan oleh Bagian Pengiriman.

e. Syarat penyerahan barang yang diinginkan oleh pembeli. Apakah barang diserahkan ditempat penjual atau ditempat pembeli.

f. Rute pengiriman yang dikehendaki oleh pembeli jika barang harus diserahkan ditempat pembeli.

g. Apakah syarat pembayaran yang tercantum dalam Surat Order pembelian telah sesuai dengan syarat pembayaran yang diberikan oleh perusahaan pada saat menyampaikan Surat penawaran Harga.


Setelah kebenaran memerikasa keabsahan Surat Order Pembelian, selajutnya menyiapkan dokumen penjualan dan mendistribusikannya kepada bagian-bagian yang tekait.

Penjualan Tunai Eceran

Dalam penjualan tunai secara eceran, order penjualan ditangani oleh Bagian Order Penjualan (pramuniaga). Dokumen yang dibuat adalah Faktur Penjualan Tunai atau Nota Tunai sebanyak 3 lembar dengan distribusi sebagai berikut :

a. Lembar 1, diserahkan kepada pembeli untuk melakukan pembayaran ke kasa.
b. Lembar 2, diserahkan kepada Pembungkus barang
c. Lembar 3, diarsip Bagian Order Penjualan menurut nomor urut faktur.

Penjualan Tunai Grosiran

Bagian Order Penjualan akan membuat Faktur Penjualan Tunai sebanyak 3 lembar dan mendistribusikannya sebagai berikut :

a. Lembar 1, diserahkan kepada pembeli untuk melakukan pembayaran ke kasa.
b. Lembar 2, diserahkan kepada Bagian Gudang untuk menyiapkan barang yang tercantum dalam Faktur dan kemudian menyerahkan ke Bagian Pengiriman
c. Lembar 3, diarsip Bagian Order Penjualan menurut nomor urut faktur.

Penjualan Kredit

Dalam penjualan kredit, dokumen yang harus disiapkan oleh Bagian Order Penjualan adalah :
1. Surat Order Pengiriman (SOP) sebanyak 9 lembar dengan distribusi sbb:

a. Lembar 1, diserahkan kepada Bagian Gudang sebagai perintah untuk menyiapkan barang sesuai Surat Order Pengiriman.
b. Lembar 2, 3, 4, 5, dieserahkan kepada Bagian Pengriman. Lembar 4 sebagai perintah untuk mengrimkan barang dan lembar 5 untuk slip pembungkus. Sementara lembar 2 dan 3 untuk ditandatangani oleh perusahaan angkutan umum sebagai bukti penyerahan barang untuk dimuat atau sebagai surat muat (bill of lading).
c. Lembar 6, dikirim ke pembeli sebagai pemberitahuan bahwa surat pesanan dari pembeli  sudah diterima dan sedang diproses.
d. Lembar 7, diserahkan kepada Bagian Kredit untuk meminta otorisasi penjualan kredit.
e. Lembar 8, diarsipkan menurut abjad di Bagian Order Penjualan untuk kepentingan pelayanan kepada pelanggan dalam hal timbul pertanyaan mengenai barang yang dijual.
f. Lembar 9, bersama Surat Order Pembelian, Surat Order Pengiriman lembar 7 yang telah diotorisasi diarsip menurut tanggal pengririman, sebagai arsip untuk kepentingan pengawasan pengiriman barang.

2. Menerima kembali Surat Order Pengiriman lembar 7 yang telah diotorisasi Bagian Kredit, kemudian diarsipkan bersama Surat Order Pembelian dan Surat Order Pengiriman lembar 9.

3. Menerima kembali Surat Order Pengiriman lembar 1 dan 2 dari Bagian Pengiriman, sebagai pemberitahuan bahwa barang telah dikirimkan.

4. Mengirim kembali Surat Order Pengririman lembar 1 dan 2 kepada Bagian Penagihan untuk dibuatkan Faktur Penjualan.

Contoh Surat Order Pengiriman dan Faktur Penjualan :

Mengelola Order Penjualan

Menerima dan Memeriksa Order Penjualan

1.1 Prosedur order penjualan

Bagian penjualan menerima surat pesanan pembelian dari pembeli. Atas dasar surat pesanan tersebut, maka bagian penjualan membuatkan Surat Order Penjualan ( SOP ) sebanyak 6 lembar dan selanjutnya menditribusikan kepada ;

- Lembar ke 1 dan order dari pelanggan diserahkan kebagian penagihan untuk diarsipkan sementara

- Lembar ke2 diserahkan ke bagian pengiriman

- Lembar ke 3 dan ke 4 dikirimkan ke bagian kredit untuk dimintakan persetrujuan

- Lembar ke 5 dan order penjualan dikirimkan kepelanggan

- Lembar ke 6 dari order penjualan diarsipkan oleh bagian penjualan berdasarkan urut nomor.


1.2. Prosedur persetujuan kredit.

Atas dasar surat order penjualan lembar ke 3 dan ke 4 yang dikiririm oleh bagian penjualan, maka setelah surat order tersebut diterima maka bagian kredit melakukan pemeriksaan kredit pelanggan, yang mencakup sejarah kredit dan batas kredit pelanggan. Selanjutnya bagian ini memberikan persetujuan ( tanda tangan ) terhadap surat order penjualan tersebut dan meneruskannya ke bagian gudang. Setelah itu bagian gudang mempersiapkan barang yang akin dikirim serta mendistribusikan SOP nya ke ..

- Lembar ke 3 bersama barang diserahkan ke bagianpengiriman

- Lembar ke 4 diarsipkan berdasarkan urut nomor.

1.3. Prosedur pengiriman.

Setelah menerima surat order penjualan yang telah diotorisasi dan barang dari bagian gudang, maka bagian pengiriman mengeluarkan surat order penjualan lembar ke 2 dari arsipnya.

Atas dasar kedua dokumen tersebut bagian pengiriman membuat nota pengiriman sebanyak 3 lembar dan mendistribusikannya ke..

- Lembar ke 1 bersama-sama dengan surat order penjualan yang telah diotorisasi diserahkan ke bagian penagihan.

- Lembar ke 2 bersama-sama denfan surat order penjualan lembar ke 2 diarsipkan menurut urut tanggal

- Lembar ke 3 bersama-sama dengan barang dikirimkan kepada pelanggan


1.4 Prosedur penagihan

Setelah menerima surat order penjualan yang telah diotorisasi dan nota pengiriman lembar ke 1 dari bagian pengiriman, bagian ini mengeluarkan surat order penjualan lembar ke 1 dan surat pesanan pembelian pelanggan dari arsipnya.

Atas dasar ke empat dokumen ini bagian penagihan membuat faktur penjualan sebanyak 3 lembar mendistribusikannya ke ..

- Lembar ke 1 dikirimkan kepada pelanggan

- Lembar ke 2 diserahkan kepada bagian piutang

- Lembar ke 3 diarsipkan menurut ururt nomor bersama-sama dengan surat order penjualan lembar ke 3 yang telah diotorisasi.


1.5. Prosedur pencatatan piutang

Setelah menerima faktur penjualan lembar ke 2 dari bagian penagihan makabagian piutang /akuntansi melakukan pencatatan kedalam jurnal penjualan dan buku pembantu piutang.

1.6 . Prosedur pencatatan harga pokok penjualan

Setelah surat order penjualan diotorisasi oleh bagian kredit bersama-sama SOP lembar ke 1 dan ke 2 maka bagian gudang mencatatkan dalam kartu harga pokok untuk barang yang telah dikirimkan.

2. Karakteristik Produk.

Produk adalah suatu sifat yang kompleks baik dapat diraba maupun tidak dapat diraba, termasuk bungkus, warna, harga, prestise perusahaandan pengecer, pelayanan perusahaan dan pengecer yang diterima oleh pembeli untuk memuaskan keinginan atau kebutuhannya.

2.1. Penggolongan barang atau nroduk
Ada beberapa cara penggoloangan barang yaitu :

2.1.1. Penggolongan barang berdasarkan kepuasan segera dan kesejahteraan konsumen jangka panjang

a. barang yang bermanfaat (salutary product)

yaitu barang yang mempunyai daya tarik rendah, tetapi dapat memberikan kualitas yang bermanfaat.

b. barang yang kurang sempurna ( deficient product)

yaitu barang yang tidak mempunyai baik daya tarik yang tinggi maupun kualitas yang bermanfaat.

Misalnya: obat-obatan yang terasa pahit.

c. barang yang menyenangkan (pleasing product)

yaitu yang dapat segera memberikan kepuasan tetapi dapat berakibat buruk bagi konsumen dalam jangka panjang. Misalnya: rokok.

d. barang yang sangat diperlukan (desirable product)

yaitu barang yang dapat memberikan kepuasan dengan segara dan sangat bermanfaat dalam jangka panjang.

Misalnya: makanan yang bergizi tinggi.

2.1.2. Penggelongan barang menurut tujuan pemakaiannya oleh si pembeli

Pengolongan barang menurut tujuan pemakaiannya oleh sipembeli ini, banyak digunakan karena sangat praktis. Menurut tujuan pemakaiannya oleh sipemakai, barang dapat digolongkan menurut dua golongan yaitu:

a. Barang konsumsi

Barang konsumsi adalah barang yang dibeli untuk konsumsi. Pembeliannya berdasarkan atas kebiasaan dari membeli dari konsumen. Jadi pembeli barang konsumsi ini adalah pembeli atau sebagai konsumen terakhir. Barng konsumsi di bedakan dalam tiga golongan:

1) Barang konvenien ( convenience goods)

Barang konvenien adalah barang yang mudah dipakai, membelinya dapat dilakukan di sembarang tempat, dan pada setiap waktu. Misalnya: sabun, indcmie, dan lain-lain.

2) Barang shopping

Barang shopping adalah barang yang harus di beli dengan mencari dan di dalam membelinya harus dipertimbangkan masak-masak, misalnya: dengan membanding-bandingkan dulu, mengenai harga, mutu, dan sebagainya. Yang termasuk barang shopping misalnya: tekstil, alat rumah tangga, dan lain-lain.

3) Barang spesial

Barang spesial adalah barang yang mempunyai cirri khas, dan hanya dapat dibeli ditempat tertentu saja. Dalam hal ini pembeli jika ingin memperolehnya harus dengan pengorbanan tertentu.

Misalnya: Barang antik di took seni, dan lain-lain.

b. Barang industri

Barang industri adalah barang yang dibeli ungtuk diproses lagi atau untuk kepentingan dalam industri. Jadi, pembeli barang industri adalah perusahan, lembaga atau organisasi, termasuk organisasi yang tidak mencari laba.

Barang industri dibedaka atau digolongkan menjadi lima golongan yaitu:

1) Bahan baku

Bahan baku merupakan bahan pokok untuk membuat barang lain, misalnya: kapas untuk benang, jerami untuk membuat kertas, dan lain-lain.

2) Komponen atau barang setengah jadi

Komponen dan barang setengah jadi merupakan barang-barang yang sudah masuk dalam proses produksi dan diperlukan untuk melengkapi produk akhir. Yang termasuk kedalam jenis barang ini antara lain misalnya: benang untuk membuat tekstil, kertas untuk membuat buku, dan sebagainya.

3) Perlengkapan operasi (operating Supplies)

Perlengkapan operasi adalah barang-barang yang dapat digunkan untuk membantu lancarnya proses produksi maupun kegiatan-kegiatan lain dalam perusahaan.

Misalnya : Minyak pelumas untuk mesin, kertas dan pensil untuk membuat catatan, dan sebagainya.

4) Instalasi

Instalasi yaitu alat produksi utama dalam sebuah pabrik atau perusahaan yang dapat dipakai untuk jangka waktu lama (termasuk bahan tahan lama) jadi, barang instalasi termasuk tulang punggung disebuah pabrik atau perusahaan, misalnya: mesin penggiling padi pada perusahaan penggilingan padi, mesin cetak untuk perusahaan percetakan, dan lain sebagainya.

5) Peralatan Ekstra

Peralatan ekstra (accessorys equipment) yaitu alat-alat yang dipakai untuk membantu instlasi, seperti alat angkut dalam pabrik atau perusahaan, misalnya : truk, gerobak dan lain-lain.


2.2 Karakteristik Barang Konsumsi
Karakteristik barang konsumsi untuk barang konvenien

1. Waktu tenaga yang dikeluarkan untuk membeli sangat sedikit

2. waktu untuk merencanakan untuk membeli sangat sedikit

3. Pemuasan kebutuhan dengan segera

4. Tidak ada perbandingan kualitas dan harga

5. Harga rendah

6. frekuensi pembeli adalah sering

7. kepentingannya, terkadang tidak penting

Karakteristik barang konsumsi untuk barang shopping

1. Waktu dan tenaga yang dikeluarkan untuk membeli banyak sekali

2. Waktu untuk merencanakan membeli banyak sekali

3. Pemuasan kebutuhan relatif lama

4. Ada perbandingan kualitas dan harga

5. Harga tinggi

6. Frekwensi pembeli adalah jarang

7. Kepentingannya : sering sangat penting

Karakteristik barang konsumsi untuk barang spesial

1. Waktu dan harga yang dikeluarkan untuk membeli, mungkin membeli ditoko terdekat, mungkin membeli ditoko yang letaknya jauh.

2. Waktu untuk merencanakan membeli banyak sekali

3. Pemuasan kebutuhan relatif lama

4. tidak ada perbandingan kualitas dan harga

5. Harga tinggi

6. Frekwensi pembeli jarang

7. Kepentingannya : tidak dapat dibuat secara umum

2.3 Karakteristik Barang Industri

Karakteristik barang industri untuk bahan baku

1. Harga per unit sangat rendah

2. Lamanya usia tergantung pada produk akhir

3. Jumlah yang dibeli dalam jumlah yang besar

4. Frekwensi pembelian tidak sering

5. Standarisasi barang-barang saingan : sangat tinggi

6. Batasan pada frekwensi : biasanya tidak ada masalah


Karakteristik barang industri untuk perlengkapan operasi

1. Harga per unit : rendah

2. Lamanya usia : pendek

3. Jumlah yang dibeli : kecil

4. Frekwensi pembelian : sering

5. Standarisasi barang-barang saingan : tinggi

6. Batasan pada penawaran : biasanya tidak ada masalah


Karakteristik barang industri untuk instalasi

1. Harga perunit : sangat tinggi

2. Lamanya usia : lama sekali

3. Jumlah yang dibeli : sangat kecil

4. Frekwensi Pembelian : sangat jarang

5. Standarisasi barang-barang saingan : sangat rendah dan dibuat berdasarkan pesanan

6. Batasan pada penawaran : tidak ada masalah


Karakteristik barang industri untuk Peralatan Ekstra

1. Harga perunit : sedang

2. Lamanya usia : lama

3. Jumlah yang dibeli : kecil

4. Frekwensi Pembelian : kadang-kadang

5. Standarisasi barang-barang saingan : rendah

6. Batasan pada penawaran : biasanya tidak ada masalah


2.4 Pengertian Term of Payment

Term of Payment atau syarat pembayaran, adalah cara-cara pembayaran yang disyaratkan dalam penjualan suatu barang secara kredit. Apabila terjadi penjualan secara kredit, maka berarti transaksi penjualan tersebut pembayarannya dilaksankan beberapa waktu kemudian, dimana akan diterima oleh penjual pada tanggal jatuh tempo yang telah ditetapkan sesuai dengan perjanjian yang telah disepakati antara pembeli dengan penjual. Adapun cara-cara pembayaran untuk penjualan secara kredit tersebut misalnya : dengan kartu kredit, atau beli sewa, kas dengan order, angsuran, dan lain-lain.

Pembayaran yang dilaksanakan oleh pembeli beberapa waktu kemudian atau pembayaran dengan jangka waktu yang diberikan oleh penjual kepada pembeli untuk melakukan pembayaran, atau dengan kata lain, kelonggaran waktu yang diberikan kepada pembeli oleh penjual untuk menunda pembayarannya. Jadi pembayaran baru akin dilakukan oleh pembeli beberapa waktu setelah menerima barang yang dibeli dari penjual. Pembayaran dengan jangka waktu ini, biasanya dinyatakan dengan tanda “n/…..”. n adalah merupakan singkatan dari Netterms, yang artinya : pembayaran paling lama….


2.5 Identifikasi Term Of Payment

Adapun syarat pembayaran yang seringkali dipraktekkan atau sering digunakan adalah syarat pembayaran dengan batas waktu.

Contoh :

1. Syarat Pembayaran dengan = 3/10, n/30

Syarat pembayaran tersebut maksudnya adalah :

3 = potongan

10 = sepuluh hari sejak tanggal transaksi jual beli

n = paling lama pembayaran

30 = tiga puluh hari sejak tanggal transaksi jual beli

artinya adalah : pembayaran utang oleh pihak pembeli kepada pihak penjual, paling lambat harus dilaksanakan sebelum 30 hari terhitung sejak terjadinya tanggal transaksi, maka pembeli tersebut memperoleh potongan harga sebesar 3%, akan tetapi apabila pembayaran oleh pihak pembeli tersebut dilaksankan setelah 10 hari sampai sebelum 30 hari, maka pembeli tersebut tidak menerima potongan harga 3%.

2. Syarat pembayaran dengan = n/45

Syarat pembayaran tersebut maksudnya adalah :

N = paling lama pembayaran

45 = 45 hari sejak tanggal transaksi jual beli

artinya adalah : bahwa pembayaran utang yang dikeluarkan oleh pihak pembeli kepada pihak pnejual harus dilaksanakan paling lambat 45 hari setelah tanggal terjadinya transaksi. Dalam syarat pembayaran ini tidak ada potongan harga atau potongan tunai.

3. Syarat pembayaran dengan = n/10, EOM

Syarat pembayaran tersebut maksudnya adalah :

N = paling lama pembayaran

10 = 10 hari

EOM = end of month atau akhir bulan

Artinya adalah : pembayaran utang yang dilakukan oleh pihak pembeli kepada pihak penjual harus dilaksanakan paling lambat 10 hari setelah akhir bulan. Dalam syarat pembayaran ini tidak ada potongan harga atau potongan tunai. Pada contoh no 1 diatas terdapat potongan 3%, apabila pembeli segera membayar kurang dari 10 hari sejak tanggal terjadinya transaksi. Potongan tunai atau potongan harga tersebut dimaksud untuk memacu pembeli agar segera membayar utangnya. Potongan harga tersebut bagi pihak penjual tersebut “potongan penjualan”. Sedangkan bagi pihak pembeli tersebut “potongan pembelian”.